Kegiatan kantor selalu berdampingan dengan aktivitas substantif. Pekerjaan substantif terkait langsung dengan pencapaian tujuan sehingga terlibat secara intensif kepada keputusan yang bersifat strategis. Sedangkan kantor memiliki posisi sebagai pelayanan informasi agar tugas yang ditunaikan oleh aktivitas substantif dapat tercapai. Inti aktivitas perkantoran adalah pengolahan informasi. Oleh karena itu kegiatan lainnya: penghimpunan, pencatatan, penggadaan, pengiriman, dan penyimpanan informasi merupakan tugas yang bersifat melengkapi aktivitas pengolahan. Predikat kantor sebagai sumber informasi disebabkan kemampuan mengelola informasi. Pekerjaan kantor sebagian besar terkait dengan aktivitas pemakaian mata baik berupa pembacaan maupun penglihatan. Oleh karena itu perlu diciptakan suasana lingkungan yang kondusif, yaitu: menyenangkan, nyaman, dan sejuk sehingga mampu meningkatkan produktivitas. Ergonomi memberikan jawaban faktor lingkungan yang berperan dalam menentukan produktivitas kerja kantor. Cahaya, udara, suara, dan warna direkomendasikan oleh ergonomi untuk dikelola agar tercipta efisiensi kegiatan kantor.