Sejak tahun 2013, rangkaian proses penerimaan mahasiswa baru di UIN Sunan Kalijaga sudah menanfaatkan teknologi dan informasi. Sayangnya, sistem yang berjalan tidak dapat mendukung adanya pengembangan lanjutan. Dari sisi perangkat lunak, framework dan environment yang digunakan sudah tidak terdapat perkembangan terbaru dikarenakan developer asalnya berhenti mengembangkan pada tahun 2015 (obsolate). Framework dan environment yang sudah obsolate akan sulit untuk dikembangkan karena jelas membutuhkan library atau plugin eksternal yang sulit ditemukan agar dapat beradaptasi dengan perangkat lunakyang berjalan. Selain itu tampilan sistem tidak dapat beradaptasi dengan baik jika diakses menggunakan perangkat telefon genggam.Maka dari itu, Admisi UIN Sunan Kalijaga memutuskan mengkonversi sistem yang berjalan ke sistem yang baru untuk memperbarui sistem yang berjalan. Sistem yang baru diharapkan mampu menjawab tantangan dan kebutuhan pengembangan sistem informasi admisi. Tahapan penelitian yang dilakukan peneliti yaitu : pengumpulan data, analisis sistem lama, merancang sistem baru, konversi, dan evaluasi.Sehubungan dengan banyaknya pengguna yang mengakses sistem informasi admisi, terlalu beresiko jika konversi sistem admisi dilakukan secara langsung. Proses konversi memanfaatkan pengelompokan pengguna yang ada yaitu calon mahasiswa baru S1, S2, dan S3. Teknik konversi yang melibatkan pengguna yaitu Pilot Conversion. Pertama, sistem baru diterapkan pada pengguna calon mahasiswa S2. Penerapan sistem baru menggunakan teknik Paralel Cut Over yang diterapkan pada pengguna calon mahasiswa S2 sebagai pelopor dapat meminimalisir resiko kegagalan. Namun, biaya konversi dapat dikatakan tinggi karena harus menggunakan total 8 komponen meliputi 2 database dan 6 aplikasi. Setelah pada pengguna calon mahasiswa S2 dianggap berhasil maka penerapan diperluas ke pengguna yang lain yaitu calon mahasiswa S1 dan S3.