Berdasarkan hasil observasi pada SMK Negeri 5 Semarang, pengelolaan administrasi masih bersifat manual dan beberapa arsip digital disimpan dalam komputer yang tidak terkelola dengan baik serta sangat terbatas pada aksesnya. Beberapa aplikasi pengelolaan administrasi yang digunakan sudah dapat diakses melalui media internet, seperti Google Drive, Icloud, Dropbox dan SkyDrive. Bagaimanapun, layanan pada aplikasi tersebut masih menggunakan infrastruktur yang sangat bergantung pada provider sehingga pengguna memiliki beberapa keterbatasan seperti kendali akses penuh, kebijakan keamanan data, keberlanjutan layanan dan pemulihan data. Jika pengelolaan administrasi dilakukan pada sekolah maka perlu dipertimbangkan penggunaan sistem yang tidak bergantung pada suatu provider. Pengembangan sistem pengelolaan administrasi yang mandiri sangat diperlukan sehingga dokumen/arsip yang sangat penting dan bersifat rahasia dapat terjaga ketersediaan dan keamanannya. Untuk itu, diperlukan infrastruktur yang memadai dalam membangun independent cloud storage atau penyimpanan mandiri serta aplikasi pengelolanya. Pada proses bisnisnya, sistem ini dilakukan secara terdistribusi sehingga pengelolaan administrasi tidak lagi terpusat pada satu pengguna (staf tata usaha) melainkan semua entitas/pengguna (guru, kepala sekolah, staf tata usaha, bagian akademik, bagian kesiswaan, dan lain-lain). Untuk itu, kegiatan pengabdian masyarakat yang akan dilaksanakan meliputi pengembangan sistem pengelolaan administrasi menggunakan independent cloud storage secara terdistribusi. Dengan adanya kegiatan tersebut diharapkan dapat memberikan solusi pada permasalahan pengelolaan administrasi dan selanjutnya juga dapat meningkatkan kualitas pelayanan di SMK Negeri 5 Semarang