Dokumentasi dan arsip merupakan dua istilah yang biasanya digunakan bersama-sama. Dokumentasi memiliki arti yang lebih luas daripada arsip. Fungsi manajemen arsip yang baik diperlukan sehingga proses pekerjaan dapat berlangsung dengan baik. Manajemen sebagai proses untuk mencapai tujuan  organisasi memerlukan dokumentasi yang dapat memberikan bantuannya bila diperlukan. Salah satu fungsi dokumen adalah sebagai sarana pengingat yang disimpan dalam berbagai bentuk, dan dengan demikian maka diperlukan sistem temu kembali yang efisien dan efektif. Pengorganisasian dokumen di Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta telah menerapkan sistem temu kembali yang bermanfaat bagi para pustakawan dan pengelola perpustakaan serta para pemustaka. Kegiatan pengorganisasian dokumen meliputi inventarisasi, pengkatalogan, susunan dokumen, dan temu kembali dokumen.Abstract : Documentation and archive are two different terms that interchangeably used by people. Documentation has wider scope than archive. A robust archive management is needed in order to get the work well. Management, as a process to achieve organization goals, needs documentations when needed. One of the usefull of documentation is as a bibliographic tool in which it needs an information retrieval system to organize efisiently and effectively. Organization information activity in Universitas Atma Jaya Library has been using an information retrieval system in order to benefit the librarians and the users as well. The activity includes inventory, cataloging, document order, and document retrieval tool.